Dauerbrenner »Fahrtenbuch«

Der Nachweis der Kosten eines betrieblich genutzten Fahrzeugs in Form eines Fahrtenbuchs stellt einen konstanten Faktor in der Diskussion mit dem Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen dar.

Hierbei zweifelt das Finanzamt erfahrungsgemäß jede Form des Fahrtenbuchs an, das nicht in einer bestimmten Papierform geführt wird

Rechtliche Grundlage

Gesetzlicher Anknüpfungspunkt ist die Regelung des § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz), in der von einem »ordnungsgemäßen Fahrtenbuch« gesprochen wird.

Nach der Rechtsprechung, die diesen Begriff im Laufe der Zeit ausgelegt hat, ist ein Fahrtenbuch nur dann »ordnungsgemäß«, wenn es laufend, d.h. ohne Unterbrechungen geführt wird und folgende Inhalte aufweist: Zweck der Fahrt, Zielort, aufgesuchte Geschäftspartner, Zeitangaben und Km-Stände.

Form des Fahrtenbuchs

Neben der papiernen Form sind grundsätzlich auch aussagekräftige Fahrtenschreiber oder elektronische Fahrtenbücher erlaubt.

Nach der bisherigen Rechtsprechung der Finanzgerichte und der Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen muss in diesem Fällen aber sichergestellt sein, dass keine nachträglichen Manipulationen möglich sind.

Genau dies war der Streitpunkt in einem aktuellen Fall, den der BFH (Bundesfinanzhof) zu entscheiden hatte.

Fahrtenbuch als Excel-Tabelle

Der Steuerpflichtige hatte die Aufzeichnungen seiner Fahrten mittels des Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel geführt.

Das Finanzamt erkannte diese Form des Fahrtenbuchs nicht an mit der Begründung, es gäbe keine hinreichenden Sicherungen gegen nachträgliche Veränderungen - diese müssten aber ausgeschlossen bzw. zumindest dokumentiert sein.

Abweichende Ansicht des BFH

Der BFH hat sich mit seinem Beschluss vom 26.04.2004 (Az. VI B 43/04; DStRE 2004, 931) dieser Auffassung nicht angeschlossen.

Vielmehr hält es der BFH für nicht hinreichend geklärt, ob ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch »ordnungsgemäß« ist oder nicht. Die daran geknüpften Anforderungen seien bislang höchstrichterlich nicht definiert und auch das Gesetz schreibe keine bestimmte Form des Fahrtenbuches vor.

Und schließlich sei auch unklar, welche Folgen ein »nicht-ordnungsgemäßes« Fahrtenbuch habe und ob geringfügige Mängel eines Fahrtenbuches zu dessen vollständiger Unwirksamkeit führen.

Fazit

Da es sich hier um einen Beschluss des BFH im Rahmen eines Antrags auf Aussetzung der Vollziehung handelt, mit welchem das Verfahren an das Finanzgericht zurückverwiesen wurde, muss die gerichtliche Klärung dieser vom BFH aufgeworfenen Fragen abgewartet werden.

Allerdings macht der BFH deutlich, dass ganz offensichtlich sehr wohl verschiedene Formen des Fahrtenbuchs zulässig sein können, womit der Automatismus der Finanzämter, alle Arten von Fahrtenbüchern komplett abzulehnen, die der »eigenen Norm« widersprechen, durchbrochen wird.

Daher sollten alle betroffenen Selbständigen in derartigen Fällen gegen die Nichtberücksichtigung ihrer Fahrtenbücher durch das Finanzamt Einspruch einlegen.

Jedoch möchte ich in diesem Zusammenhang darauf hinweisen, dass sich der Selbständige gut überlegen sollte ob er ein Fahrtenbuch führen oder stattdessen lieber die 1%-Regelung anwenden sollte.

Insbesondere bei überwiegend privat genutzten betrieblichen Fahrzeugen wird das Fahrtenbuch die schlechtere Variante sein, zumal immer die Gefahr besteht, dass das Finanzamt das mit viel Mühe und Aufwand geführte Fahrtenbuch wegen Mängel komplett verwirft.

 

© Dr. Grunewald. Bremen. 27.11.2004