Die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch „ordnungsgemäß" nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 und § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Einkommensteuergesetz) ist, war in der Vergangenheit höchst umstritten. Sowohl Inhalt als auch Form des Fahrtenbuches – Papier oder elektronische Tabelle – wurde so zum Gegenstand mehrerer finanzgerichtlicher Verfahren.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Mittlerweile hat der BFH (Bundesfinanzhof) hierzu Stellung genommen.

In seinem Urteil vom 16.03.2006 (Az. VI R 87/04) definiert der BFH die maßgebenden Bedingungen eines ausreichenden Inhalts.

Demnach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch grundsätzlich zu den beruflichen Reisen die Angaben

• zum Datum
• zum Reiseziel
• zum aufgesuchten Kunden/Geschäftspartner
• zum Gegenstand der dienstlichen Reise
• zum beim Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.

Diese Angaben müssen dem Fahrtenbuch selbst zu entnehmen sein. Verweise auf ergänzende Unterlagen sind nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Die Angaben müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form regelmäßig schon aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Allerdings dürfen im Fahrtenbuch auch Abkürzungen verwendet werden, wie z.B. für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden. Die verwendeten Kürzel müssen dann aber entweder aus sich selbst heraus erklärbar oder aber einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt zu entnehmen sein.

Form des Fahrtenbuchs

Zur Frage der Form des Fahrtenbuches äußert sich der BFH in seinem Urteil vom 16.11.2005 (Az. VI R 64/04). Demnach genügt ein mittels eines Computerprogramms geführtes Fahrtenbuch nur dann den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Die Eintragungen in eine Computerdatei sind dabei nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Der BFH sagt hierzu wortwörtlich: "Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrten-"Buch" i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG".

Weiter führt der BFH aus, dass das Führen eines Fahrtenbuches mit MS-EXCEL nicht ordnungsgemäß sei, da der Anwender die Möglichkeit einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten habe, die selbst nicht näher dokumentiert wird. Somit können Eintragungen zu einem späteren Zeitpunkt ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden. Der Ausdruck einer solchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet.

 

© Dr. Grunewald| 25.11.2006